Hoe bekijk en exporteer ik inzendingen, en hoe lang worden ze bewaard?

Stap 1: Ga naar Formulieren → Inzendingen

Klik in het menu links op Formulieren → Inzendingen. Je ziet de inzendingen van één formulier. Heb je er meerdere, kies dan bovenaan het juiste formulier.

Nieuwe, nog niet geopende inzendingen staan vetgedrukt. Boven de lijst staan filters: Alle, Ongelezen, Met ster, Spam en Prullenbak. Met het zoekveld zoek je op een naam of e-mailadres.

Een inzending openen, als gelezen markeren of verwijderen

Klik op een inzending om alles te lezen wat de bezoeker heeft ingevuld. Rechts zie je onder meer de datum. Met de knoppen kun je:

• de inzending Als gelezen markeren of Als ongelezen markeren;
• een ster geven, zodat je hem later snel terugvindt;
• Afdrukken;
• de melding Opnieuw verzenden, bijvoorbeeld naar een collega;
• hem naar de Prullenbak verplaatsen.

In de lijst kun je ook meerdere inzendingen tegelijk selecteren en met de bulkacties verwerken.

Exporteren naar Excel (CSV)

Wil je inzendingen in Excel hebben, bijvoorbeeld een lijst van alle aanmeldingen?

1. Ga naar Formulieren → Import/export. Het tabblad Inzendingen exporteren staat open.
2. Kies het formulier.
3. Vink bij Velden selecteren de velden aan die je wilt hebben.
4. Kies eventueel een Datumbereik.
5. Klik op Exportbestand downloaden. Je krijgt een CSV-bestand dat je in Excel of Numbers opent.

Hoe lang worden inzendingen bewaard?

Standaard: 730 dagen, zonder IP-adres

Voor de AVG mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig. Daarom zet leflite elk formulier standaard zo:

• inzendingen worden na 730 dagen (twee jaar) automatisch definitief verwijderd;
• het IP-adres van de bezoeker wordt niet opgeslagen.

Een nieuw formulier krijgt deze instelling meteen bij het aanmaken. Het verwijderen gebeurt één keer per dag automatisch. Daardoor kan een inzending soms een dag langer blijven staan dan precies 730 dagen.

Gaat een mail ooit verloren, dan heb je dus twee jaar om de inzending terug te vinden. Bewaar wat je langer nodig hebt in je eigen administratie of CRM.

Per formulier anders (bijvoorbeeld sollicitaties)

Voor sommige formulieren is twee jaar te lang. Sollicitaties bewaar je bijvoorbeeld meestal maar een paar weken. Zo stel je een andere termijn in:

1. Open het formulier, klik op Instellingen en kies het tabblad Persoonsgegevens.
2. Laat Voorkom het opslaan van IP-adressen tijdens het indienen van formulieren aangevinkt.
3. Kies bij Bewaarbeleid voor Automatisch inzendingen permanent verwijderen en vul het aantal dagen in, bijvoorbeeld 28.
4. Sla de instellingen op.

Een toestemmingsvinkje

Vraag je in een formulier om gegevens die je ook voor iets anders wilt gebruiken, zoals een nieuwsbrief? Dan heb je toestemming nodig. Gravity Forms heeft daarvoor het veld Instemming onder Geavanceerde velden: een vinkje met een tekst en een link naar je privacyverklaring. Voor een gewoon contactformulier is een korte zin onder de knop met een link naar je privacyverklaring meestal genoeg. Twijfel je wat jouw formulier nodig heeft, vraag dan advies aan iemand met verstand van de AVG.

Lukt het niet?

• Je ziet geen inzendingen. Kijk of bovenaan het goede formulier is gekozen, en kijk ook onder het filter Spam.
• Een oude aanvraag is verdwenen. Inzendingen ouder dan de bewaartermijn (standaard 730 dagen) worden automatisch verwijderd. Terughalen kan dan niet meer.
• Je mist het IP-adres in een inzending. Dat klopt: het thema slaat het bewust niet op.
• De export opent met rare tekens in Excel. Open Excel, kies Gegevens → Uit tekst/CSV en kies de codering UTF-8.

Kom je er niet uit? Neem contact met ons op of bel 06 35 66 47 73. We kijken graag even mee.

Veelgestelde vragen